Wie wir arbeiten und wo wir arbeiten, hat sich in der Geschichte noch nie in einer derartigen Dramatik und Geschwindigkeit verändert wie in der ersten Jahreshälfte 2020. Es fand eine Art entgegengesetzte Industrialisierung statt. Statt einer Zentralisierung der Mitarbeiter von zu Hause an den Arbeitsplatz, fand eine Dezentralisierung vom Büro ins Home-Office statt. Vor der Corona-Pandemie nutzten bei einem Großteil der Unternehmen niemand oder nur sehr wenige der Mitarbeiter das Home-Office. Das komplette Gegenteil erlebt man seit Beginn der Pandemie. Jetzt arbeitet ein Großteil der Angestellten von zu Hause aus. Der Anteil der Beschäftigten, die kein Home-Office nutzen, hat sich halbiert. Wie wird der Arbeitsplatz der Zukunft zu einem Erfolgsmodell?
Home-Office – Jetzt mehr als eine Notlösung
Der Wechsel ins Home-Office musste schnell gehen. Binnen weniger Tage musste bei vielen Unternehmen eine Notlösung etabliert werden, die es möglichst vielen Mitarbeitern erlaubt von zu Hause zu arbeiten. Nach über zwei Jahren im Einsatz, funktionieren dieses Home-Office-Modell so gut, dass bei einer Umfrage 75 % der Mitarbeiter angaben, mindestens genauso produktiv zu sein, wie im Büro. Neben der Produktivität der Mitarbeiter stieg auch die Zufriedenheit der Kunden an.
Dennoch gibt es Schattenseiten – Die ursprüngliche Notlösung steht auf einem bröckelnden Fundament. Die IT der Unternehmen war und ist nicht richtig auf Remote-Work oder Hybrid-Work ausgelegt. Nötige Veränderungen in Abläufen, Prozessen oder Firmenkultur wurden gar nicht oder nur ansatzweise vorgenommen.
Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden bedingen sich
Neben der Produktivität und Kundenzufriedenheit stieg auch die mentale Belastung der Mitarbeiter. Fünf Tage pro Woche ins Büro zurückkehren wollen die Mitarbeiter allerdings auch nicht. Sie haben die Vorteile von Home-Office kennen- und schätzen gelernt. 26% der Mitarbeiter in Europa gaben sogar an, dass sie den Job wechseln würden, sollte ihr Arbeitgeber kein Home-Office anbieten.
Eine weitere Anforderung der Mitarbeiter ist ein konsumentenähnliches Nutzererlebnis. Eine gute, so genannte „Employee Experience“ wirkt sich nicht nur positiv auf die Mitarbeiter, sondern auch auf die Customer Experience, also die Kunden, aus. Auch aus diesem Grund ist es sehr sinnvoll, in die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihrem (digitalen) Arbeitsplatz der Zukunft zu investieren.
Neun von Zehn Unternehmen setzen für den Arbeitsplatz der Zukunft auf Hybrid-Work-Modelle
Die Zukunft der Arbeit wird hybrid sein, also eine Mischung aus Anwesenheit im Büro und Home-Office. Zusätzlich zu den bereits genannten Punkten ergeben sich für Arbeitgeber dadurch weitere Vorteile. Die Kosten für Immobilien sind bis zu 30% niedriger, der Zugang zum Arbeitsmarkt ist besser und durch den Wegfall von Arbeitswegen verringert sich der ökologische Fußabdruck. Außerdem steigt die Motivation und das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Und hybrides Arbeiten kann eine dynamische und agile Organisation mit cross-funktionalen Teams fördern, die näher am Kunden sind.
„Bad Companies are destroyed by crisis. Good companies survive them. Great companies are improved by them.“
Andy Grove, Mitbegründer von Intel
Dies zeigt: Eine neue, dauerhafte, hybride Lösung zu etablieren ist unausweichlich. Diese Ansicht teilen neun von zehn Unternehmen. Dabei ist eine organisierte Herangehensweise elementar, die die Meinung der Mitarbeiter berücksichtigt, sowie Richtlinien, Erwartungshaltung und Vorhaben klar kommuniziert. Die Einbindung der Mitarbeiter in diesen Prozess ist auf viele Arten möglich: Projektdiskussionen, Ideenaustausch, Networking, Mentoring oder Coaching.
Hybrid Work – Somewhere, anywhere
In neuen Arbeitsmodellen ist der Ort nicht essenziell, viel wichtiger ist die Veränderung hin zu einer digitalen Arbeitsweise. Bisher hat der Arbeitgeber die Büroausstattung, Informationen und Kollegen bereitgestellt. In Zukunft müssen sowohl die Arbeit als solche, als auch die Mitarbeiter von einem physischen Ort entkoppelt werden. Durch das Design intelligenter, hybrider Arbeitsplätze, werden die Mitarbeiter befähigt, nahtlos, sicher und mit den benötigten Ressourcen kollaborativ zu arbeiten. Und das unabhängig von ihren tatsächlichen physischen Aufenthaltsorten.
Daraus ergeben sich für den Arbeitsplatz der Zukunft eine geographische Unabhängigkeit und ein schnellerer Austausch von Informationen und Daten. Zudem der nicht so offensichtliche, aber nicht weniger relevante Vorteil einer nie dagewesen Simplizität bei der Erstellung cross-funktionaler Teams, die nach dem zu lösenden Problem organisiert und gestaltet werden können.
Hierbei muss die Art der Arbeit beachtet werden. Bei Hybrid Work muss man unterscheiden zwischen „somewhere“-Arbeit, welche an einem bestimmten Ort erfolgen muss (z.B. Vor-Ort-Service), und „anywhere“-Arbeit, die von überall erledigt werden kann.
Bei der Ausgestaltung von Produktivitätseinbußen auf der einen Seite und Bestärkung der Unternehmenskultur und Innovationsförderung auf der anderen Seite muss man eine gute Balance finden.
Das Vertrauen in die Mitarbeiter wird wichtiger in einer hybriden Arbeitswelt
Neben diesem theoretischen Rahmen existieren bereits heute konkrete Elemente des Hybrid Workspace von morgen. Ein automatisierter IT-Service und IT-Support, Tools für Kollaboration und Kommunikation, die mit anderen Applikationen und Plattformen verknüpft sind, End-User Device Management und Desktop-Virtualisierung sind essenzielle Ressourcen. Um die angesprochene Zufriedenheit der Mitarbeiter, die Employee Experience, zu messen und zu verbessern, müssen Service Level Agreements durch Experience Level Agreements (XLA) ergänzt oder durch diese ersetzt werden. Auf diese Weise wird nicht der Output quantitativ, sondern der Outcome qualitativ gemessen.
Dieselbe veränderte Betrachtung ist außerdem in der Führung wichtig. Physische Anwesenheit kann nicht mehr als Indiz für Leistung stehen. Diesen veränderten Anforderungen an Führungskräfte muss beispielsweise durch Trainings begegnet werden. Zudem könnten hierarchische Strukturen in einem Hybrid-Work-System obsolet werden. Das Vertrauen in die Mitarbeiter und deren Autonomie wird steigen müssen.
Weiterhin müssen Prozesse zwangsläufig an die veränderten Anforderungen angepasst werden und optimaler Weise sollte das kontinuierlich iteriert werden. Künstliche Intelligenz kann bei vielen Prozessen und Applikationen unterstützen.
Mitarbeiter einbeziehen und Herausforderungen meistern
Da Hybrid Work ein breites Spektrum an Arbeitsweisen abdeckt, ist es wichtig, den verschiedenen Anforderungen der Mitarbeiter so offen wie möglich zu begegnen. Durch die verschiedenen Vorlieben bei der Wahl des Arbeitsorts sollten keine Nachteile entstehen. Mitarbeiter, die fast ausschließlich im Home-Office arbeiten wollen oder müssen, sollten ebenso unterstützt werden, wie jene, die regelmäßig das Büro besuchen. Außerdem sollten Programme zur Gesundheitsförderung beibehalten oder sogar ausgebaut werden.
Das zeigt: Bei der zukünftigen Gestaltung wie wir arbeiten gibt es vieles zu beachten und einige Hürden zu meistern. Die größten Herausforderungen, die bereits heute für den Arbeitsplatz der Zukunft bestehen und noch an Bedeutung gewinnen werden, sind mangelnder IT-Support, sicherer Zugriff von überall auf Daten, Applikationen und Inhalte, sowie die Sichtbarkeit von IT-Assets.
Diese bereits heute zu meistern, schafft eine solide Grundlage für zusätzliche Veränderungen.
Quellen:
- Statista: Verteilung der Unternehmen in der Informationswirtschaft nach Beschäftigten im Homeoffice vor, während und nach der Corona-Krise in Deutschland im Jahr 2020
- IDC: Driving Bottom-Line Value by Linking Customer Experience to Employee Experience (pdf)
- McKinsey: What executives are saying about the future of hybrid work
- McKinsey: What employees are saying about the future of remote work
- Deloitte: Workplace (reinvented) (pdf)
- BCG: Hybrid Work Is the New Remote Work (pdf)
- Deloitte: Future Work Models (pdf)
