Hybrid und Digital – Worauf es beim Arbeitsplatz der Zukunft ankommt

Wie wir arbeiten und wo wir arbeiten, hat sich in der Geschichte noch nie in einer derartigen Dramatik und Geschwindigkeit verändert wie in der ersten Jahreshälfte 2020. Es fand eine Art entgegengesetzte Industrialisierung statt. Statt einer Zentralisierung der Mitarbeiter von zu Hause an den Arbeitsplatz, fand eine Dezentralisierung vom Büro ins Home-Office statt. Vor der Corona-Pandemie nutzten bei einem Großteil der Unternehmen niemand oder nur sehr wenige der Mitarbeiter das Home-Office. Das komplette Gegenteil erlebt man seit Beginn der Pandemie. Jetzt arbeitet ein Großteil der Angestellten von zu Hause aus. Der Anteil der Beschäftigten, die kein Home-Office nutzen, hat sich halbiert. Wie wird der Arbeitsplatz der Zukunft zu einem Erfolgsmodell?

Home-Office – Jetzt mehr als eine Notlösung

Der Wechsel ins Home-Office musste schnell gehen. Binnen weniger Tage musste bei vielen Unternehmen eine Notlösung etabliert werden, die es möglichst vielen Mitarbeitern erlaubt von zu Hause zu arbeiten. Nach über zwei Jahren im Einsatz, funktionieren dieses Home-Office-Modell so gut, dass bei einer Umfrage 75 % der Mitarbeiter angaben, mindestens genauso produktiv zu sein, wie im Büro. Neben der Produktivität der Mitarbeiter stieg auch die Zufriedenheit der Kunden an.

Dennoch gibt es Schattenseiten – Die ursprüngliche Notlösung steht auf einem bröckelnden Fundament. Die IT der Unternehmen war und ist nicht richtig auf Remote-Work oder Hybrid-Work ausgelegt. Nötige Veränderungen in Abläufen, Prozessen oder Firmenkultur wurden gar nicht oder nur ansatzweise vorgenommen.

Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden bedingen sich

Neben der Produktivität und Kundenzufriedenheit stieg auch die mentale Belastung der Mitarbeiter. Fünf Tage pro Woche ins Büro zurückkehren wollen die Mitarbeiter allerdings auch nicht. Sie haben die Vorteile von Home-Office kennen- und schätzen gelernt. 26% der Mitarbeiter in Europa gaben sogar an, dass sie den Job wechseln würden, sollte ihr Arbeitgeber kein Home-Office anbieten.

Eine weitere Anforderung der Mitarbeiter ist ein konsumentenähnliches Nutzererlebnis. Eine gute, so genannte „Employee Experience“ wirkt sich nicht nur positiv auf die Mitarbeiter, sondern auch auf die Customer Experience, also die Kunden, aus. Auch aus diesem Grund ist es sehr sinnvoll, in die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihrem (digitalen) Arbeitsplatz der Zukunft zu investieren.

Neun von Zehn Unternehmen setzen für den Arbeitsplatz der Zukunft auf Hybrid-Work-Modelle

Die Zukunft der Arbeit wird hybrid sein, also eine Mischung aus Anwesenheit im Büro und Home-Office. Zusätzlich zu den bereits genannten Punkten ergeben sich für Arbeitgeber dadurch weitere Vorteile. Die Kosten für Immobilien sind bis zu 30% niedriger, der Zugang zum Arbeitsmarkt ist besser und durch den Wegfall von Arbeitswegen verringert sich der ökologische Fußabdruck. Außerdem steigt die Motivation und das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Und hybrides Arbeiten kann eine dynamische und agile Organisation mit cross-funktionalen Teams fördern, die näher am Kunden sind.

„Bad Companies are destroyed by crisis. Good companies survive them. Great companies are improved by them.“

Andy Grove, Mitbegründer von Intel

Dies zeigt: Eine neue, dauerhafte, hybride Lösung zu etablieren ist unausweichlich. Diese Ansicht teilen neun von zehn Unternehmen. Dabei ist eine organisierte Herangehensweise elementar, die die Meinung der Mitarbeiter berücksichtigt, sowie Richtlinien, Erwartungshaltung und Vorhaben klar kommuniziert. Die Einbindung der Mitarbeiter in diesen Prozess ist auf viele Arten möglich: Projektdiskussionen, Ideenaustausch, Networking, Mentoring oder Coaching.

Hybrid Work – Somewhere, anywhere

In neuen Arbeitsmodellen ist der Ort nicht essenziell, viel wichtiger ist die Veränderung hin zu einer digitalen Arbeitsweise. Bisher hat der Arbeitgeber die Büroausstattung, Informationen und Kollegen bereitgestellt. In Zukunft müssen sowohl die Arbeit als solche, als auch die Mitarbeiter von einem physischen Ort entkoppelt werden. Durch das Design intelligenter, hybrider Arbeitsplätze, werden die Mitarbeiter befähigt, nahtlos, sicher und mit den benötigten Ressourcen kollaborativ zu arbeiten. Und das unabhängig von ihren tatsächlichen physischen Aufenthaltsorten.


Daraus ergeben sich für den Arbeitsplatz der Zukunft eine geographische Unabhängigkeit und ein schnellerer Austausch von Informationen und Daten. Zudem der nicht so offensichtliche, aber nicht weniger relevante Vorteil einer nie dagewesen Simplizität bei der Erstellung cross-funktionaler Teams, die nach dem zu lösenden Problem organisiert und gestaltet werden können.


Hierbei muss die Art der Arbeit beachtet werden. Bei Hybrid Work muss man unterscheiden zwischen „somewhere“-Arbeit, welche an einem bestimmten Ort erfolgen muss (z.B. Vor-Ort-Service), und „anywhere“-Arbeit, die von überall erledigt werden kann.

Bei der Ausgestaltung von Produktivitätseinbußen auf der einen Seite und Bestärkung der Unternehmenskultur und Innovationsförderung auf der anderen Seite muss man eine gute Balance finden.

Das Vertrauen in die Mitarbeiter wird wichtiger in einer hybriden Arbeitswelt

Neben diesem theoretischen Rahmen existieren bereits heute konkrete Elemente des Hybrid Workspace von morgen. Ein automatisierter IT-Service und IT-Support, Tools für Kollaboration und Kommunikation, die mit anderen Applikationen und Plattformen verknüpft sind, End-User Device Management und Desktop-Virtualisierung sind essenzielle Ressourcen. Um die angesprochene Zufriedenheit der Mitarbeiter, die Employee Experience, zu messen und zu verbessern, müssen Service Level Agreements durch Experience Level Agreements (XLA) ergänzt oder durch diese ersetzt werden. Auf diese Weise wird nicht der Output quantitativ, sondern der Outcome qualitativ gemessen.

Dieselbe veränderte Betrachtung ist außerdem in der Führung wichtig. Physische Anwesenheit kann nicht mehr als Indiz für Leistung stehen. Diesen veränderten Anforderungen an Führungskräfte muss beispielsweise durch Trainings begegnet werden. Zudem könnten hierarchische Strukturen in einem Hybrid-Work-System obsolet werden. Das Vertrauen in die Mitarbeiter und deren Autonomie wird steigen müssen.

Weiterhin müssen Prozesse zwangsläufig an die veränderten Anforderungen angepasst werden und optimaler Weise sollte das kontinuierlich iteriert werden. Künstliche Intelligenz kann bei vielen Prozessen und Applikationen unterstützen.

Mitarbeiter einbeziehen und Herausforderungen meistern

Da Hybrid Work ein breites Spektrum an Arbeitsweisen abdeckt, ist es wichtig, den verschiedenen Anforderungen der Mitarbeiter so offen wie möglich zu begegnen. Durch die verschiedenen Vorlieben bei der Wahl des Arbeitsorts sollten keine Nachteile entstehen. Mitarbeiter, die fast ausschließlich im Home-Office arbeiten wollen oder müssen, sollten ebenso unterstützt werden, wie jene, die regelmäßig das Büro besuchen. Außerdem sollten Programme zur Gesundheitsförderung beibehalten oder sogar ausgebaut werden.

Das zeigt: Bei der zukünftigen Gestaltung wie wir arbeiten gibt es vieles zu beachten und einige Hürden zu meistern. Die größten Herausforderungen, die bereits heute für den Arbeitsplatz der Zukunft bestehen und noch an Bedeutung gewinnen werden, sind mangelnder IT-Support, sicherer Zugriff von überall auf Daten, Applikationen und Inhalte, sowie die Sichtbarkeit von IT-Assets.

Diese bereits heute zu meistern, schafft eine solide Grundlage für zusätzliche Veränderungen.

Quellen:

<strong>Lukas Sela</strong>
Lukas Sela

Lukas ist Sales Representative / Solution Sales Specialist Digital Workplace Services bei Kyndryl in Deutschland. Davor war er dualer Student bei IBM im Studienfach Digital Business Management.

Was „Service Integration and Management“(SIAM) leisten kann –und wie Sie die neue Schlüsselfunktion aufbauen

Multi-Sourcing ist für viele Unternehmen inzwischen eine Notwendigkeit. Doch mehrere IT-Dienstleister lassen sich nicht nebenbei steuern –jedenfalls nicht auf effiziente Weise. Eine SIAM-Funktion (Service Integration and Management) ist daher der neue Schlüssel zum Erfolg von IT-Organisationen.

In diesem Leitfaden lesen Sie, wie die SIAM-Funktion aufgebaut ist und welche Aufgaben sie übernimmt. Zudem lernen Sie die vier Etappen der SIAM-Roadmap kennen.

Inhalt:

  1. Ist-Zustand: Multi-Sourcing führt zu Multi-Schnittstellen
  2. Die Folgen: Überlastung, zunehmende Service-Probleme und Eskalation
  3. Gesucht: Ein strukturelles Konzept für die Multi-Provider-IT-Umgebung
  4. Die Lösung heißt SIAM: Service Integration and Management
  5. Die wichtigsten Aufgaben der SIAM-Funktion
  6. Projekt-Start: Am Anfang viele Fragen
  7. Arbeitsfelder und Arbeitspakete
  8. SIAM-Roadmap: In vier Etappen zur Service-Integration
  9. Die Ergebnisse der Etappen
  10. Fazit: Individuelle Anforderungen – individuelle Lösungen

1. Ist-Zustand: Multi-Sourcing führt zu Multi-Schnittstellen

Immer mehr Unternehmen setzen auf Multi-Sourcing: Outsourcing an mehrere IT-Serviceprovider. Dafür gibt es gute Gründe. Doch der Auftraggeber muss beim Multi-Sourcing verschiedene Dienstleister steuern und überwachen. Mit jedem neuen Provider steigt die Zahl der Schnittstellen – organisatorisch, technisch und prozessual.

Die Multi-Provider-Steuerung wird gegenwärtig zur Kernkompetenz in der IT. Jedoch haben viele Unternehmen daraus noch nicht den Schluss gezogen, die Aufgaben systematisch zu strukturieren und eine entsprechende Funktionsebene einzuziehen. Stattdessen wird improvisiert – mit negativen Folgen für die Leistungsfähigkeit der gesamten IT.

2. Die Folgen: Überlastung, zunehmende Service-Probleme und Eskalation

Die internen Fachleute, die die Steuerung der Dienstleister zusätzlich zu ihren anderen Aufgaben übernehmen, stoßen inzwischen in vielen Unternehmen an ihre Grenzen. Ihnen weitere Mitarbeiter zur Seite zu stellen, kostet viel Geld, löst aber das grundsätzliche Problem nicht. Denn es liegt nicht nur an der Menge der Aufgaben.

Solange die Komplexität nicht strukturell bewältigt wird, wächst die Belastung mit jeden neuen Provider weiter. Probleme mit den Services häufen sich. Die gesamte Organisation leidet. Mit zunehmendem Stress eskaliert die Situation. Die Dienstleister schieben sich gegenseitig die Schuld zu. Die IT-Organisation des Auftraggebers droht mit Vertragsstrafen. Doch die Leistungen bleiben ungenügend.

3. Gesucht: Ein strukturelles Konzept für die Multi-Provider-IT-Umgebung

Die IT-Verantwortlichen müssen sich schließlich auf die Suche nach einer grundlegend neuen Lösung machen. Sie erkennen: Es braucht eine gut durchdachte Konzeption für die Multi-Provider-IT-Umgebung – die strukturierte Steuerungsfunktion durch Service-Integration ist ein Schlüssel für den Erfolg moderner IT-Organisationen.

Doch worauf kommt es bei der Service-Integrations-Funktion an? Und wie sieht der Weg zur Etablierung dieser neuen Kernfunktion aus?

4. Die Lösung heißt SIAM: Service Integration and Management

Unternehmen, die die Herausforderungen der Multi-Providersteuerung erkannt haben und sich ihnen stellen, setzen auf den Aufbau und die Stärkung einer SIAM-Funktion. SIAM steht für „Service Integration and Management“ und ist die Verbindung zwischen interner IT und den Dienstleistern.

Das Ergebnis ist ein Ökosystem mit drei Schichten:

  1. Die interne IT-Organisation deckt die Strategieebene ab: Dies umfasst beispielsweise Kundenmanagement, Serviceportfolio, Programmmanagement, Unternehmensarchitektur.

    Entscheidungshoheit, strategische Aufgaben sowie die Leitung und Kontrolle des Service-Integrators bleiben bei der internen IT.
  2. Der Service-Integrator deckt die Integrationsebene ab: Hierzu zählen unter anderem Lieferantenmanagement und -koordination, „Ende-zu-Ende“-Berichterstattung und kontinuierliche Verbesserung. Typischerweise fokussiert die SIAM-Funktion sich auf operative und ausgewählte taktische Service-Integration-Aufgaben.

    Die Service Integrator Rolle kann intern aufgebaut und ausgeführt oder an einen externen Service Provider vergeben werden. Auch Mischformen kommen vor.
  3. Mehrere Service Provider decken die Schicht der Leistungserbringung (Delivery) ab: Beispielsweise Anwendungsentwicklung und -support, Netzwerkdienste und Hosting.

5. Die wichtigsten Aufgaben der SIAM-Funktion

Je mehr IT-Service-Provider eingebunden werden, desto größer ist die Notwendigkeit, eine SIAM-Funktion aufzubauen und zu beherrschen. Ein Überblick über die Aufgaben der Funktion macht das deutlich:

  • Service-Provider operativ steuern
  • Qualität der gelieferten IT-Services transparent machen
  • Operative Governance-Meetings mit den Service-Providern leiten
  • Service-Provider in den Governance Meetings der internen IT vertreten
  • Bei Störungen im SIAM-System die schnellstmögliche Wiederherstellung koordinieren
  • Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Dienstleistern fördern
  • End-to-End-Services bereitstellen
  • Bestmögliche Wertschöpfung durch die Dienstleister sicherstellen

6. Projekt-Start: Am Anfang viele Fragen

Es ist wichtig, frühzeitig in der Konzeption den angemessenen Schnitt von Aufgaben und Verantwortlichkeiten zwischen interner IT, der SIAM-Funktion und den Service-Providern zu finden. Zu Beginn des Projektes gilt es daher, erst einmal eine Vielzahl von Fragen in den Raum zu stellen. Dadurch wird schnell klar, dass der Aufbau einer Service-Integrator-Funktion ein mehrdimensionales Unterfangen ist:

  • Welche Services von welchen Service-Providern sollen durch die Service-Integrations-Funktion gesteuert werden und wann und in welchem Umfang sollen sie Teil des SIAM-Projektes sein?
  • Wie sollen die Service-Management-Werkzeuge der internen IT-Organisation mit dem Werkzeug der IT-Service-Provider verbunden werden?
  • Welches Werkzeug nutzt die Service-Integrator-Funktion selbst?
  • Welche Service Management Tools sollen auf welche Art und Weise integriert werden?
  • Welche Informationen müssen innerhalb des Ökosystems übertragen werden, um die bestmögliche Steuerung zu ermöglichen?
  • Wie kann eine Kultur der Zusammenarbeit etabliert und die Organisation auf eine integrierte Servicebereitstellung ausrichtet werden?
  • Wie können die Service-Management-Prozesse der beteiligten Unternehmen jeweils als übergreifende Prozesse aufgesetzt und operationalisiert werden, damit Rollen und Verantwortlichkeiten klar zugewiesen sind?
  • Sollen operative SIAM-Aufgaben durch eine interne Funktion abgedeckt werden oder soll ein externer Service Integrator beauftragt werden?
  • Was ist bei den Service-Provider-Verträgen zu beachten?
  • Was ist das geeignete Governance-Modell (Zusammenarbeitsstruktur) für das Multi-Sourcing-Ökosystem?

Diesen Fragen müssen sich die IT-Organisationen stellen und festlegen, wie sie ihre Service Integration aufbauen wollen.  In jedem der Bereiche sind Vorgaben und Standards zu definieren. Werden all diese Dimensionen schon von Anfang an berücksichtigt und die entsprechenden Wissensträger eingebunden, hat das Projekt gut Aussichten auf Erfolg.

7. Arbeitsfelder und Arbeitspakete

Im Allgemeinen entstehen aus der Beschäftigung mit den oben genannten Fragen folgende Arbeitsfelder, die als Arbeitspakete aufgesetzt werden können:

  1. Service-Portfolio
  2. Provider-Verträge
  3. ITSM Tools & Integration
  4. End-to-End Service Management
  5. Organisations-Modell
  6. Governance-Modell
  7. Reporting & Dashboarding

8. SIAM-Roadmap: In vier Etappen zur Service-Integration

In dem sehr empfehlenswerten Buch „SIAM Foundation Body of Knowledge“ beschreiben die Autorinnen und Autoren die typischen vier Etappen bei der Einführung der SIAM-Funktion.

  1. Untersuchung und Strategie (Discovery & Strategy)
    Initiierung des SIAM Transformationsprojekts, Formulierung der Schlüsselstrategien unter der Berücksichtigung der Ist-Situation
  2. Planung und Entwicklung (Plan & Build)
    Design für SIAM vervollständigt und die Planung für die Transformation
  3. Implementieren (Implement)
    Übergang vom aktuellen „as-is“-Zustand zum „to-be“-SIAM-Modell
  4. Betrieb und Anpassung (Run & Improve)
    Betrieb des SIAM-Modells, tägliche Servicebereitstellung, Prozesse, Teams und Tools sowie kontinuierliche Verbesserung

Die Etappen sind iterativ: Beispielsweise stehen die Ergebnisse der ersten Etappe in Etappe 2 auf dem Prüfstand und können auf Basis der Erkenntnisse dieser Etappe angepasst werden.

9. Die Ergebnisse der Etappen

Vertiefen wir die oben vorgestellten Schritte. Welche Ergebnisse sollten in den einzelnen Etappen mindestens erzielt werden?

  1. Untersuchung und Strategie (Discovery & Strategy)
    • SIAM-Projekt ist aufgesetzt
    • Strategische Ziele sind definiert
    • Governance-Anforderungen und übergeordnetes SIAM-Governance-Framework sind beschrieben
    • Prinzipien und Richtlinien für Rollen und Verantwortlichkeiten sind definiert
    • Karte bestehender IT-Services und Service-Provider liegt vor
    • Aktueller Reife- und Leistungsgrad ist geklärt
    • SIAM-Strategie ist aufgeschrieben
    • Ein erster Entwurf des SIAM-Modells liegt vor
  2. Planung und Entwicklung (Plan & Build)
    • Vollständiges Design des SIAM-Modells ist erstellt – es umfasst:
      1. Services, Service-Gruppen und Service-Provider („Service-Modell“)
      2. Ausgewählte SIAM-Struktur
      3. Prozessmodelle
      4. Rollen und Verantwortlichkeiten
      5. Governance-Modell
      6. Performancemanagement und Reporting Struktur
      7. Kooperationsmodell
      8. Werkzeugstrategie
      9. Kontinuierlicher Verbesserungsrahmen
    • Organisatorische Change-Management-Aktivitäten sind definiert
    • Service-Provider für die Service-Integrator-Funktion ist ausgewählt (oder interne Mitarbeitende sind dafür abgestellt)
    • Weitere Service Provider sind ausgewählt
  3. Implementieren (Implement)
    • Das neue operative SIAM-Modell steht und wird durch entsprechende Verträge und Vereinbarungen unterstützt.
  4. Betrieb und Anpassung (Run & Improve)
    • Die SIAM-Funktion erfüllt ihre oben beschriebenen Aufgaben. Der laufende Betrieb des bringt Berichte, Servicedaten und Prozessdaten hervor. Die Informationen werden zur Weiterentwicklung und kontinuierlichen Verbesserung verwendet.

10. Fazit: Individuelle Anforderungen – individuelle Lösungen

Die Anforderungen – und die Möglichkeiten – der Unternehmen unterscheiden sich stark. Daher gibt es für den systematischen Aufbau eines Multi-Sourcing-Ökosystems mit Service-Integrations-Funktion keine „One-Size-Fits-All“-Lösung.

So entscheiden sich manche Unternehmen die Service-Integration als neue Schlüsselfunktion und Kernkompetenz intern aufzubauen. Andere verzichten darauf. Entweder, weil ihnen die Kapazitäten fehlen und sie aufgrund des Fachkräftemangels auch keine Möglichkeit sehen, das zu ändern. Oder, weil die interne IT grundsätzlich das maximale Set an operationalen Aufgaben vergeben und nur als höchste Entscheidungsinstanz involviert werden will.

Jedes Unternehmen muss den für sich passenden Ansatz finden. Entscheidend ist, überhaupt zu dem Schluss zu kommen, dass die Service-Integration systematisch aufgesetzt werden muss, um dauerhaft zufriedenstellende IT-Leistungen von den Providern zu erhalten.

Sie fragen sich, ob es auch für Sie Zeit ist, eine SIAM-Funktion aufzubauen? Nehmen Sie Kontakt zu den Autoren auf.

Frank Deleiter und Jens Wegener, Strategieberater bei Kyndryl Deutschland

Frank Deleiter
Frank Deleiter

Frank Deleiter ist Strategieberater bei Kyndryl Deutschland.

Jens Wegener
Jens Wegener

Jens Wegener ist Strategieberater bei Knydryl Deutschland.

Kyndryl Talk: Expertenmeinungen zu aktuellen IT Themen in nur 30 Minuten

Wie wichtig Informationstechnologie und IT-Infrastruktur sind, wussten wir eigentlich schon immer. Doch so richtig deutlich geworden ist es in den vergangenen Monaten durch Ereignisse wie die Pandemie mit den Auswirkungen auf Homeoffice oder Lieferketten oder auch die Log4j Sicherheitslücke. Dabei scheint es so, dass sich IT immer dynamischer verändert, neue Technologien und Skills gefragt sind.

Hier gilt es, als IT-Verantwortlicher auf dem Stand der Dinge zu bleiben und sich informiert zu halten. Solche Informationen sammeln und publizieren wir hier auf dem CIO Kurator. Nun haben wir ein weiteres Format ins Leben gerufen: die Kyndryl Talk. In unseren ersten sechs Live-Sessions sprechen Experten aus unseren Practises, den Bereichen, in denen wir IT-Infrastrukturen für unsere Kunden betreiben, über brennende Fragen zu Cloud, Mainframe, Netzwerk, Applikationen, Sicherheit & Resilienz oder digitaler Arbeitsplatz. Sie teilen ihre persönliche Meinung, geben Einschätzungen, neutrale Tipps und Lösungsansätze aus dem Kyndryl Portfolio. 

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Lünendonk-Studie: Verschobene IT Projekte werden in 2022 nachgeholt

Die neue Lünendonk-Studie 2021 „Der Markt für IT-Dienstleistungen in Deutschland“ ist ab sofort unter www.luenendonk.de erhältlich. Demnach rechnen nahezu alle (98 Prozent) der von Lünendonk befragten IT-Dienstleister mit im Durchschnitte 11,2 Prozent höheren Umsätzen im Jahr 2021. Der digitale Arbeitsplatz sowie der Auf- und Ausbau von digitalen Geschäftsmodellen stehen im Fokus. Investitionsschwerpunkte für 2021 und 2022 sind demnach IT-Modernisierung, Softwareentwicklung, Cloud-Transformation, Cyber Security, Data Analytics sowie Lösungen für Customer Experience Management.

SAP Modernisierung ist dabei ein besonderer Schwerpunkt in Deutschland. Mario Zillmann, Studienautor und Partner der Lünendonk & Hossenfelder GmbH sagt: „2020 sind viele Digitalisierungs- und IT-Projekte verschoben worden, die nun nachgeholt werden müssen. So steht beispielsweise bei SAP-Kunden die Umstellung auf das neue Produkt S/4HANA an.“