Die heutige Geschäftswelt sieht sich den Herausforderungen gegenüber, die wir alle wahrnehmen: Corona-Krise, Ukraine-Krieg und Klimawandel, um nur die wichtigsten Faktoren zu nennen. Damit einher gehen Unsicherheit angesichts von Hackerangriffen auf Regierungen, Verwaltungen und Unternehmen. Vielleicht erstmals nimmt eine breitere Öffentlichkeit das wahr, was als kritische Infrastruktur bezeichnet wird. Kritische Infrastruktur, das sind beispielsweise Energieversorgung und Gesundheitswesen, Kraftwerke und Kliniken, Ministerien oder auch die Verteidigungskräfte, um nur einige Bestandteile dieser Infrastruktur zu nennen.
In Zeiten von Ukraine-Krieg und insbesondere Pandemie ist Zusammenarbeit und Kommunikation in und zwischen Unternehmen besonders wichtig. Und es stellen sich Fragen: Was bedeutet es für die Kollaboration, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl aus dem Homeoffice als auch in Büros miteinander kommunizieren? Wie werden jetzt Ideen entwickelt und Prozesse möglichst optimal abgewickelt? Wie kommt es zu einem Zusammengehörigkeitsgefühl und zu Loyalität zum Unternehmen, wenn man sich kaum sieht? Warum sollten die Mitarbeitenden angesichts von immer mehr Hackerangriffen bei E-Mails jetzt besonders sensibel sein?
Wir müssen uns vor Augen halten, dass eine funktionierende und sichere Kommunikation und Zusammenarbeit gerade in diesen Zeiten missionskritisch ist. Welche Beobachtungen und Erfahrungen habe ich in den letzten Monaten gemacht? Welche Trends für Kommunikation und Kollaboration habe ich beobachtet?
E-Mail und Messenger leben ab sofort nebeneinander
#1 E-Mail lebt weiter als der größte gemeinsame Nenner in der Kommunikation gerade auch in der Kommunikation mit Externen. Sie sind und bleiben ein beliebtes Einfallstor für Angreifer, da E-Mails gefährliche Links oder infizierte Dateien enthalten können. Nicht wenige Sicherheitsvorfälle der vergangenen Monate sind auf infizierte E-Mails zurückzuführen. Wir müssen weiter für die Gefahren sensibilisieren und ausbilden.
#2 Neben E-Mail, teilweise E-Mail ersetzend, gewinnen Lösungen zur Echtzeitkommunikation wie Slack oder Microsoft Teams gerade durch die Pandemie stark an Bedeutung. Chats, Videotelefonate oder Video-Meetings gehören unterdessen zum Alltag, können wegen ihrer Unmittelbarkeit und Geschwindigkeit in bestimmten Situationen unverzichtbar sein. Doch müssen die Mitarbeitenden unter Sicherheitsaspekten auch hier vorsichtig sein, denn über diese Tools wird zwischen Unternehmen kommuniziert, werden auch Links und Dateien ausgetauscht.
#3 Der Erfolg von Teams und Slack führt dazu, dass man oft nicht mehr weiß, über welches Thema man sich in welchem Kommunikationskanal ausgetauscht hat. Was steht in den E-Mails? Was im Messenger? Enterprise Search, die Möglichkeit in allen Informationsquellen in einem Suchvorgang Informationen zu finden, ist noch immer eine unerfüllte Vision. Durch die Sucherei geht viel Zeit und auch Produktivität verloren. Dabei kann der schnelle Zugriff auf Informationen und Wissen extrem wichtig sein.
Wider der Flüchtigkeit von Informationen: Das Intranet als zuverlässige Informationsquelle
#4 Die Praxis zeigt, dass Slack oder Teams für Kommunikation und für den Dialog gemacht sind, aber Informationen in den Kanälen dieser Tools sind sehr flüchtig. Vielleicht auch eine Erkenntnis von Microsoft, die ja Teams und SharePoint eng miteinander integriert haben. Jedes Team hat automatisch auch eine SharePoint-Instanz und weitere Tools zur Informationsbereitstellung und –aufbereitung wie beispielsweise OneDrive. Solche Repositories, Wikis und Intranets bleiben als zentrale Quellen und Nachschlagewerke unverzichtbar. Daneben braucht es eine definierte Kommunikationsstrategie: Welche Informationen sollen sich Anwenderinnen und Anwender bei Bedarf holen können (Pull-Prinzip)? Welche Informationen müssen ihn aktiv per Push-Prinzip über welche Kanäle (E-Mail. Messenger) geschickt werden?
Jedes Meeting braucht Agenda, Moderation, Ergebnisprotokoll
#5 Nach der Diskussion rund um die ganzen Tools, landen wir jetzt bei eher weichen Faktoren, die aber mindestens ebenso wichtig und kritisch sind. Durch Corona und das Homeoffice sind wir endgültig im Zeitalter der Videokonferenzen gelandet. Noch nie haben so viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Online-Meetings miteinander kommuniziert Doch jenseits der Technik und verwendeten Tools bleibt eine große Herausforderung. Oft fehlt es an der notwendigen Meeting-Kultur. Meetings werden zu schnell zu Zeitverschwendung, wenn es keine Agenda, Moderation, kein Ergebnisprotokoll gibt oder die Disziplin fehlt. Und deshalb nur Mut: Jeder Mitarbeitende sollte seine Meetings kritisch hinterfragen – und gegebenenfalls nicht teilnehmen.
#6 Das, was für Online-Meetings gilt, gilt natürlich ebenso für Präsenzmeetings. Agenda, Moderation und Protokoll gelten und Disziplin sind ebenso gefragt. Nebenbei auf dem Smartphone oder am Rechner arbeiten ist unhöflich. Präsenz-Meetings sind dann besonders sinnvoll, wenn es um kreative Prozesse, Austausch, die Entwicklung oder Weiterentwicklung von Ideen geht. Da ist man oft produktiver, wenn man zusammen in einem Raum sitzt. Wobei Sitzen aus meiner Sicht die falsche Verhaltensweise: Ich bin ein Freund von Boards und Bewegung im Raum (damit wirklich niemand eindöst).
Ins Büro gehen, um an Videokonferenzen teilzunehmen?
#7 Der Weg zurück in die Büros ist besonders unter dem Aspekt der persönlichen Interaktion und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden wichtig. Sicher können bei manchen Vorgesetzten andere Motivation eine Rolle spielen. Ein Zurück ins Büro, gar eine Anwesenheitspflicht im Büro macht aber nur dann Sinn, wenn dort auch aktiv miteinander kommuniziert und gearbeitet wird. Nur zu oft sitzen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an ihrem Schreibtisch und sind in Telefon- und Videokonferenzen – und das den größten Teil des Tages. Was soll dann die Präsenz im Büro?
Wer ins Büro will, der sollte das natürlich können, wenn es die Situation zulässt. Und natürlich macht Büropräsenz Sinn, wenn daheim nicht die Infrastruktur, notwendige Ruhe und Umgebung für Homeoffice vorhanden ist. Auch spielen selbstverständlich soziale Aspekte, Team-Building und Zusammengehörigkeitsgefühl eine wichtige, nicht zu vernachlässigende Rolle. Vielleicht ist auch das (gemeinsame) Mittagessen in der Kantine ein mehr als akzeptabler Grund. Kurz zusammengefasst: Die Zeiten in den Büros aktiv für die direkte Zusammenarbeit, Interaktion und Kommunikation nutzen, hybride Arbeitsplatzmodelle entwickeln.
#8 Doch machen wir uns nichts vor: Viele Büros und ihre Ausstattung werden sich ändern müssen. Großraumbüros mit Shared-Desk-Konzepten sind meiner Meinung nach der Tod jeder konstruktiven Zusammenarbeit. Sie sind für Produktionsarbeiter im Büro gemacht, für Personen, die immer wiederkehrende standardisierte Arbeiten erledigen. Sie sind nicht für konstruktive Zusammen- und Projektarbeit gemacht. Nicht umsonst haben schon vor Corona Unternehmen ihre Projekt- und Kreativteams in Co-Working-Spaces geschickt, weil dort die Ausstattung und Umgebung für Zusammenarbeit gegeben ist. Und nebenbei: Dort sind auch meistens Plätze zur sozialen Interaktion mitgedacht.
Generell glaube ich, dass hybriden Arbeitsplatzmodellen die Zukunft gehören wird. 2 Tage im Büro zu gemeinsamer Projektarbeit und zu produktiven Meetings, 3 Tage daheim für andere Arbeiten wie Research, Dokumentation und anderen Dingen. Welche Mischung auch immer jeweils Sinn für das Unternehmen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter macht.
Büros als Ort der Zusammenarbeit und des sozialen Miteinanders
#9 Jenseits von Schreibtischen und Co-Working-Spaces hat ein anderer Aspekt höchste Priorität: Zusammen arbeiten muss von Mitarbeitenden und Führungskräften gewollt sein und vorgelebt werden. Dabei kommt sicherlich den Führungskräften eine besondere Vorbildfunktion zu. Sie sind diejenigen, die Kollaboration treiben und fördern, die transparent kommunizieren und auch die Motivation, den sozialen Aspekt der Arbeit im Fokus behalten müssen.
Wir haben in den vergangenen Monaten einen Schub in der Nutzung von Collaborations-Werkzeugen erlebt. Messenger und Videokonferenzen hatten einen entscheidenden Durchbruch. Doch sind alte Leiden in der Zusammenarbeit geblieben: Dateianhänge, keine gemeinsame Dokumentenablage und vieles mehr. Aber gerade Pandemie und Homeoffice haben hoffentlich bei Mitarbeitenden und Führungskräften das Bewusstsein geschärft, wie Zusammenarbeit funktionieren kann und sollte. Mit einem „einfach zurück ins Büro“ und „wir arbeiten wie früher“ wird es nicht getan sein, denn viele werden das so nicht mehr akzeptieren.
Zero Trust darf nicht zu Zero Zusammenarbeit führen
Wie wichtig Security ist, wird in diesem Beitrag an verschiedenen Stellen angesprochen. Hacker-Angriffe, Erpressungen, Spionage oder Ransomware haben zu Recht zu einer höheren Sensibilität geführt und Unternehmen ziehen die Zügel auf Betreiben des CIOs und der Security-Verantwortlichen an.
Zero Trust, also Null Vertrauen, immer wieder einloggen, Zwei-Faktor-Authentifizierung wird postuliert. Das kann durchaus die Mitarbeitenden nerven und auch Zusammenarbeit behindern. Doch Zero Trust darf nicht zu Zero Zusammenarbeit führen. Hier gilt es immer wieder die notwendige Sicherheit einerseits und produktive Kommunikation und Kollaboration andererseits auszubalancieren. Dabei muss der reibungslose Betrieb der Infrastruktur unter Berücksichtigung von Sicherheit, auch von Compliance-Anforderungen immer sichergestellt sein. Die digitalen Workplace-Services müssen einfach funktionieren. Sie sind missionskritisch.
